沒聽清楚?你應該主動問!

作者:李思恩
企業管理顧問及培訓講師

「這份報告的圖表數據太多太細,我只有三到五分鐘報告,所以只要做幾個服務推出前後的比較表,讓總經理掌握客戶的反應與意見就夠了。還有,內部開會的投影片不需做得這麼花俏,也不需要加動畫。明天早上就要開會了,麻煩你重新整理。」

你是否遇過類似的情況?你將精心製作的圖表報告送給主管看,卻被挑三揀四,甚至發現根本就做錯了,基本上是做了白工?

到底是主管沒說清楚,還是你沒問呢?所以,在接受任務指派的時候,千萬別忘了「自保三招」:

第一、 紀錄:仔細聆聽指示內容,並做筆記。

許多學生問我,現在都有手機,如果用錄音的呢?您可以想想,當你的老闆交辦任務給你時,你拿出手機來錄音,他會作何感想?……應該沒有老闆喜歡被錄音吧!而且,錄完之後呢?你是否還要花時間再聽一遍,摘要整理?為什麼要多一道手續呢?

還是做筆記吧!寫在手機的記事本也可以,寫出來就對了!因為邊寫可以邊整理思路,如有不清楚就當場提問,而後立刻重複確認,一次OK做完整理不好嗎?

第二、 提問:有疑問應立即提問澄清。

該問些什麼呢?通常可以按照5W2H的架構提問:

  • 這項任務是為了○○嗎?(Why)

  • 這項任務要經總經理批准嗎?(Who)

  • 這個任務的完成時間?(When)

  • 對於任務的內容、格式是否有要求?(What)

  •  這項任務的範圍或地點是否有限制?(Where)

  • 我是否可以動用○○資源?(How much)

  • 之前是否有人做過類似做,或是有沒有可以參考的樣版?(How to do)

   千萬要注意!向老闆提問應避免問開放式的「問答題」!   最好問「是非題」!如果要問「選擇題」,選項也不能超過二個!

第三、 複述:快速重覆指令並確認重點。

複述的目的是要確認你所理解、所記錄的,和老闆的想法一樣。快速將剛剛記錄的交辦事項摘要重複,尤其要確認完成標準與期限,確保與老闆的要求沒有偏差。

接受任務時務必記得「自保三招」:紀錄、提問與複述,以免白忙一場,又耽誤工作進度。

 

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李思恩

專職企業管理顧問及培訓講師。美國杜蘭大學企管碩士、東吳大學法律碩士。擅長於管理體系建立、能力發展諮詢、經營診斷與決策分析等。著有「溝通力」、「思考力」、「用腦賺錢」、「笑傲職場十堂課」等。曾應邀至海峽兩岸五百餘家企業授課,也是第一位獲邀在中國教育電視台國視講堂主講企業管理課程的台灣講師。

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